AccessでQRコードを作る方法をお探しですね。
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Accessでバーコード在庫管理システムをつくろう!中小企業向け実践ガイド
中小規模の在庫管理をしていると、「Excelの手入力、もう限界…」って感じること、ありますよね。
そんなとき、Microsoft Accessを使ったシステム化を考える方がとても多いんです。
特に、商品の入出庫や棚卸のときに起きる入力ミスを減らして、作業時間をぐっと短くするなら「QRコード」や「バーコード」の導入は本当に効果的です。
Accessはデータベースソフトとして使い勝手がよく、標準機能やちょっとしたカスタマイズだけで、バーコードを作るところから読み取るシステムまで一通り作れちゃう便利なツールなんです。
この記事では、高いお金を出して専用システムを買わなくても、Accessを活用して自社の業務に合った在庫管理の仕組みを作り、現場の効率をアップさせる方法をわかりやすく解説していきます。
Accessでバーコード管理を使うメリットと基本の仕組み
在庫管理にAccessとバーコードを組み合わせる一番のメリットは、「データ入力が自動になる」ことで人為的なミスがなくなり、作業スピードがぐんと上がることです。
手書きの帳簿やExcelにキーボードで入力していると、どうしても型番を打ち間違えたり、数量を入力ミスしたりしがちですよね。
でもバーコードをピッとスキャンすれば、一瞬で正確なデータを呼び出せます。
それに、AccessはExcelと違って「リレーショナルデータベース」なので、商品マスタ、入出庫の履歴、在庫数といった複数のデータを関連づけて管理するのが得意なんです。
これのおかげで、バーコードを読み取るだけで、その商品が「いつ」「誰が」「いくつ」動かしたのかをすぐに記録できて、リアルタイムで在庫状況が見える仕組みを、お金をかけずに作れるんですね。
バーコードやQRコードを読み取る「バーコードリーダー(スキャナー)」とAccessをつなぐのは、実はとってもシンプルです。
USB接続やBluetooth接続のバーコードリーダーは、パソコン側からは「キーボード」として認識される仕組み(HIDプロファイル)になっています。
つまり、Accessのフォーム上のテキストボックスにカーソルを置いた状態でバーコードをスキャンすると、リーダーが読み取った文字列を一瞬で打ち込んで、最後にEnterキーを押す、という動作を自動でやってくれるんです。
だから特別なプログラムを組まなくても、Access側で「テキストボックスに値が入った後の処理」を設定するだけで、簡単に入出庫の処理ができちゃいます。
一方、Access上でバーコードやQRコードを「作って表示する」方法については、いくつかやり方があるので、用途に合わせて選ぶ必要があります。
一番スタンダードなのは、Accessに最初から入っている「ActiveXコントロール(Microsoft Barcode Control)」を使う方法です。
これを使えば、商品コードなどのデータをもとに、レポートやフォーム上でバーコード画像を自動で作れます。
ただ、使うパソコンの環境によってはバージョンが合わなくてトラブルになることもあるので、より安定して使いたい場合は、バーコード表示用の専用フォントを使ったり、外部のWeb APIで画像を作って表示させたりするテクニックも使われています。
自社の環境(パソコンの台数やOSが揃っているかなど)に合わせて最適な方法を選ぶのが、システムを安定して動かす第一歩になります。
【作成編】Accessレポートでバーコードを印刷する方法
Accessを使って商品ラベルや棚札、現品票などにバーコードを印刷するときは、主に「レポート」機能と「Microsoft Barcode Control」を組み合わせて作ります。
まずレポートのデザインビューを開いて、ツールボックスから「ActiveXコントロール」を選んで配置し、プロパティ設定でバーコードの種類(JANコード、CODE39、QRコードなど)を指定します。
ここで大事なのは、スキャンする環境や商品のサイズに合わせて適切な規格を選ぶことです。
たとえば、市販品と同じように扱いたいならJANコードが向いていますし、社内管理用で英数字を入れたいならCODE39やCODE128、省スペースでたくさん情報を入れたいならQRコードがおすすめです。
コントロールソースに商品コードのフィールドを指定すれば、商品ごとに違うバーコードが自動で作られるラベル印刷機能の完成です。
たくさんの商品ラベルを印刷するときは、市販のラベルシール(A4に12面や24面など)に合わせてレポートのレイアウトを調整するテクニックが必要になります。
Accessのページ設定にある「列」タブを使うと、詳細セクションを複数列に配置して、用紙いっぱいに無駄なくバーコードを並べることができます。
それと、バーコードの下には人間が目で見て確認できるように、商品名や型番、コードの数字もテキストボックスで一緒に印刷しておくのが大切です。
バーコードリーダーが壊れたときや、印字がかすれて読めないときに、手入力で対応するためのバックアップになるからです。
デザインするときは、バーコードの周りに十分な余白(クワイエットゾーンといいます)を確保して、読み取り精度が落ちないようなレイアウトを心がけましょう。
ActiveXコントロールを使うときの注意点として、Accessのバージョンや Windowsのアップデートで動きが不安定になることがあるのは知っておいた方がいいです。
特に、開発したパソコンと実際に使うパソコンが違うと、「バーコードが表示されない」「サイズが変わってしまう」といった問題が起きることがあります。
これを避けるためのもっと安定した方法として、「バーコードフォント」の導入も検討する価値があります。
バーコードフォントというのは、特定の文字列を入力するとバーコードの形で表示されるフォントのことです。
各パソコンにフォントファイルをインストールする手間はありますが、Accessの機能に頼らず文字として表示するので、システムとしての安定性はずっと高くなります。
長く使うことを考えるなら、こういう代わりの方法も視野に入れて設計するといいですね。
【読み取り編】スキャナー連携で入出庫・棚卸を効率化する実装のコツ
読み取り作業を効率化するためのAccessフォーム設計で一番大事なのは、マウスやキーボードに触れず、バーコードリーダーの操作だけで処理が終わるような「動線設計」です。
具体的には、入出庫入力用のフォームを作って、非連結のテキストボックスを置きます。
そして、VBA(Visual Basic for Applications)を使って、そのテキストボックスの「更新後処理(AfterUpdate)」イベントに処理を書き込みます。
ユーザーが商品をスキャンすると、コードが入力されて自動的にEnterキーが押されて、更新後処理が動きます。
このタイミングで、マスタテーブルから商品情報を探して表示したり、入出庫テーブルにデータを追加したりするプログラムを組めば、ワンアクションで登録できるようになります。
連続して商品をスキャンする棚卸作業などでは、「フォーカスの制御」が作業効率を大きく左右します。
一度スキャンしてデータ登録が終わった後、カーソル(フォーカス)が次の入力欄やボタンに移動しちゃうと、作業する人は毎回マウスで元のテキストボックスをクリックし直さないといけなくなります。
これを防ぐために、処理の最後に必ず `Me.テキストボックス名.SetFocus` というコードを書いて、常に読み取り待ち状態に戻るようにします。
また、間違って存在しないコードを読み込んだときのために、エラーメッセージをポップアップじゃなくて音で知らせたり、画面の背景色を変えたりする視覚的なフィードバックを入れると、画面をじっと見てなくてもミスに気づけるので、現場ですごく喜ばれます。
さらに効率化を進めるなら、QRコードを活用して複数の情報を一度に読み取る仕組みを考えてみましょう。
QRコードにはタブ区切りやカンマ区切りで複数のデータ(例:「商品コード,数量,ロット番号」)を入れることができます。
Access側で読み取った文字列を `Split` 関数などで分解して、それぞれの情報を適切な場所に自動入力するように設計すれば、商品コードを読んだ後に数量を入力する、という2段階の手間さえも省けます。
在庫管理では「現物と理論在庫」の照合が必須になりますが、読み取りと同時に現在の在庫数を計算して表示して、マイナス在庫になるような出庫には警告を出すなどの仕組みを組み込めば、データの整合性を保ちながら運用できるようになります。
運用前に知っておきたいAccessの注意点とトラブル対策
Accessで在庫管理システムを自作・運用するときは、データ量が増えたときの動作の遅さと、複数人で同時に使うときの排他制御について考えておく必要があります。
Accessは手軽で便利な反面、データベースファイル(.accdb)が大きくなると動きが重くなって、最悪の場合はファイルが壊れるリスクがあります。
画像付きのバーコードラベルをたくさん作ったり処理したりする場合や、数万件を超える入出庫履歴がたまってくると、検索や集計に時間がかかるようになります。
対策として、定期的に「データベースの最適化」をする運用ルールを作るか、データ部分(バックエンド)をSQL Serverなどのしっかりしたデータベースに移して、Accessは画面(フロントエンド)としてだけ使う構成にステップアップすることを想定しておくと安心です。
また、バーコード生成に使うActiveXコントロールのバージョン互換性の問題は、Access開発者がよく直面するトラブルの一つです。
「開発機では表示されるのに、現場のパソコンでは空白になる」「エラーメッセージが出る」といったことが起きた場合、まずは対象パソコンのAccessのビット数(32bit/64bit)が揃っているかを確認して、Microsoft Barcode Controlの参照設定を見直す必要があります。
それでも解決しない場合は、さっき説明したバーコードフォントへの切り替えや、Google Chart APIなどのWebサービスを使って画像として取得する方法への変更が有効です。
現場で業務が止まっちゃうのを防ぐためにも、システムを配る前の動作確認は入念に行って、トラブル時の対応マニュアル(手入力への切り替え手順など)を準備しておくのがおすすめです。
最後に、Accessで作った自作システムは、業務フローの変化に合わせて柔軟に修正できるのが最大の強みですが、システム管理者がいなくなると誰も直せなくなる「属人化」のリスクと隣り合わせです。
VBAのコードが複雑になりすぎると、後任の人が理解できなくてメンテナンスが難しくなるケースも少なくありません。
これを防ぐには、コード内にコメントを詳しく残す、複雑な処理はモジュール化して整理する、設計ドキュメントを作る、といった管理体制が欠かせません。
もし自社の規模が大きくなって、Accessでの管理や属人化のリスクに限界を感じたら、kintoneなどのクラウド型アプリ作成プラットフォームや、Convi.BASE、zaicoといった専門の在庫管理SaaSへの移行を検討するタイミングかもしれません。
Accessでの経験は、次のシステムを選ぶときの要件定義の基礎として大いに役立つはずです。
この記事が、みなさんの在庫管理の効率化のヒントになれば嬉しいです!
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